แจ้งแนวทางการจัดทำ รับ-ส่ง และจัดเก็บเอกสารด้านการเงินและบัญชีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ตามนโยบายของมหาวิทยาลัยที่มุ่งส่งเสริมการดำเนินงานในรูปแบบดิจิทัล (Digital) และลดการใช้กระดาษ (Paperless) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ลดขั้นตอนการจัดทำและรับ–ส่งเอกสาร ตลอดจนส่งเสริมการบริหารจัดการเอกสารให้เป็นระบบ มีความรวดเร็ว และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

ประกอบกับ ระเบียบมหาวิทยาลัยฯ ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2564 ซึ่งกำหนดให้สามารถดำเนินการเกี่ยวกับงานสารบรรณและบริหารจัดการเอกสารของมหาวิทยาลัยด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการจัดทำ การรับ การส่ง การจัดเก็บ และการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ เพื่อรองรับการปฏิบัติงานในรูปแบบดิจิทัลอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

สำนักงานคลัง จึงขอกำหนด แนวทางการจัดทำ รับ-ส่ง และจัดเก็บเอกสารด้านการเงินและบัญชีของมหาวิทยาลัย รายละเอียดตามสิ่งที่ส่งมาด้วย โดยแบ่งแนวทางการดำเนินงานออกเป็น 3 รูปแบบ สรุปสาระสำคัญ ดังนี้

1. งานที่ดำเนินการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Digital)
เป็นงานที่ยกเลิกการจัดทำและนำส่งเอกสารในรูปแบบกระดาษ โดยให้จัดทำ รับ–ส่ง และจัดเก็บเอกสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มหาวิทยาลัยกำหนด

2. งานที่ยังคงดำเนินการในรูปแบบเอกสารกระดาษ (Paper)
เป็นงานที่ยังมีความจำเป็นต้องจัดทำเอกสารในรูปแบบกระดาษ และลงลายมือชื่อด้วยปากกา เนื่องจากข้อกำหนดของกฎหมาย ระเบียบ หลักเกณฑ์ หรือเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง

3. งานที่สามารถดำเนินการได้ทั้งรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารกระดาษ (Hybrid)
เป็นงานที่สามารถเลือกดำเนินการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือรูปแบบเอกสารกระดาษได้ตามลักษณะของงาน ความพร้อมของระบบ และความพร้อมของหน่วยงานหรือผู้เกี่ยวข้อง

ทั้งนี้ ให้หน่วยงานและผู้เกี่ยวข้องดำเนินการตามแนวทางที่สำนักงานคลังกำหนด เพื่อให้การจัดทำ รับ–ส่ง และจัดเก็บเอกสารด้านการเงินและบัญชีของมหาวิทยาลัยเป็นไปในแนวทางเดียวกัน มีประสิทธิภาพ และสนับสนุนการดำเนินงานในรูปแบบดิจิทัลของมหาวิทยาลัย ตั้งแต่ปีงบประมาณ 2570 เป็นต้นไป