คำถามที่พบบ่อย

01 การซื้อสินค้าผ่านช่องทางออนไลน์ (Online) แล้วได้รับใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt / e-Tax Invoice) สามารถเบิกจ่ายได้หรือไม่ อย่างไร
คำตอบ
สามารถเบิกจ่ายได้ โดยอ้างอิง ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการเบิกเงินจากคลัง การรับเงิน การจ่ายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนำเงินส่งคลัง พ.ศ. 2562 ส่วนที่ 2 หลักฐานการจ่ายเงิน ข้อ 46 กำหนดให้ใบเสร็จรับเงินอย่างน้อยต้องมีรายการ ดังต่อไปนี้
  1. ชื่อ สถานที่อยู่ หรือที่ทำการของผู้รับเงิน
  2. วัน เดือน ปี ที่รับเงิน
  3. รายการแสดงการรับเงินระบุว่าเป็นค่าอะไร
  4. จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร
  5. ลายมือชื่อของผู้รับเงิน
** ถือเป็นใบเสร็จรับเงินที่สมบูรณ์ถูกต้อง สามารถนำมาเบิกจ่ายได้”” กรณีใบเสร็จรับเงินไม่สมบูรณ์ จะต้องแนบใบรับรองการจ่ายเงิน(FO-TO-06) ประกอบการเบิกจ่ายเงินด้วย
02 การคำนวณเวลาเดินทางเพื่อเบิกค่าเบี้ยเลี้ยง คำนวณอย่างไร
คำตอบ
กรณีเดินทางไปปฏิบัติงานในประเทศ ให้นับ 24 ชั่วโมงเป็น 1วัน เศษของวันหากเกิน 12 ชั่วโมงให้ถือเป็น 1วัน โดยนับวันเวลาที่ออกจากที่พัก/ที่ปฏิบัติงาน ถึงวันที่เดินทางกลับถึงที่พักหรือ/ปฏิบัติงาน  เช่น ออกเดินทางจากที่พักวันที่ 6 มีนาคม 2569 เวลา 00 น. และกลับถึงที่พักวันที่ 6 มีนาคม 2569 เวลา 18.30 น. เกิน 12 ชั่วโมง นับเป็น 1 วัน กรณีเดินทางไปปฏิบัติงานในต่างประเทศ ให้นับ 24 ชั่วโมงเป็น 1วัน  เศษของวันหากเกิน 12 ชั่วโมงให้ถือเป็น 1วัน โดยนับจากเวลาที่ประทับตราหนังสือเดินทางออก จนถึงเวลาที่ประทับตราหนังสือเดินทางเข้า เช่น ออกเดินทางจากประเทศไทย วันที่ 6 มีนาคม 2569 เวลา 0.01 น. และกลับถึงประเทศไทย วันที่ 12 มีนาคม 2569 เวลา 12.30 น. นับได้ 6 วัน 12 ชั่วโมง 29 นาที นับเป็น 7 วัน อ้างอิง:
  1. ประกาศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี เรื่อง บัญชีอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางและค่าที่พักในการเดินทางในประเทศ พ.ศ. 2543
  2. ประกาศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี เรื่อง หลักเกณฑ์และอัตราค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปฏิบัติงานต่างประเทศ พ.ศ. 2545
03 กรณีเบิกค่าใช้จ่ายที่เป็นสกุลเงินต่างประเทศ ต้องใช้อัตราแลกเปลี่ยนใดในการคำนวณเป็นเงินบาท
คำตอบ
ใช้อัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศของธนาคารแห่งประเทศไทย(อัตราขายถัวเฉลี่ย) หรือใช้หลักฐานแลกเงินจากสถาบันการเงินเป็นเอกสารประกอบการเบิกจ่าย
04 ถ้าวันจัดงานเป็นวันที่1-2 ธันวาคม 2568 แต่ต้องชำระค่าลงทะเบียนภายในวันที่ 15 พฤศจิกายน 2568 และใบเสร็จรับเงินจะได้รับในวันจัดงาน (รับหน้างาน) หน่วยงานสามารถนำใบนำฝาก (Pay-in) ที่มีการชำระเงินเมื่อวันที่ 15 พฤศจิกายน 2568 มาแนบเรื่องเบิกจ่ายก่อนได้หรือไม่ หรือต้องรอใบเสร็จรับเงิน แล้วค่อยนำมาเบิก จะถือว่าเรื่องเบิกล่าช้าหรือไม่
คำตอบ
กรณีนี้หากหน่วยงานประสงค์จะเบิกจ่ายเงินที่ได้ชำระแล้วก็สามารถเบิกจ่ายได้ แต่ต้องหมายเหตุว่าเมื่อได้รับใบเสร็จแล้วจะนำมาแนบทีหลัง ซึ่งอาจจะยุ่งยากต้องมาขอแนบเอกสารเบิก  หรือสามารถเบิกจ่ายเมื่อเดินทางไปเรียบร้อยแล้ว 1-2 ธันวาคม 2568 ให้เบิกจ่ายภายใน 31 ธันวาคม 2568 ก็จะไม่ถือว่าเบิกจ่ายล่าช้า เพราะใบเสร็จเดือนพฤศจิกายน 2568 สามารถเบิกจ่ายได้ถึงสิ้นเดือนธันวาคม 2568
05 การเดินทางไปสัมมนาต่างจังหวัด 2 คน ต่างคนต่างขับรถกันไปคนละคัน โดยจะขอเบิกค่าชดเชยยานพาหนะแต่ละคนได้หรือไม่
คำตอบ
การเดินทางไปเข้าร่วมสัมมนาต่างจังหวัด จำนวน 2 คน ณ สถานที่เดียวกัน โดยหลักควรเดินทางร่วมกันเพื่อประหยัดงบประมาณของทางราชการ ทั้งนี้ การพิจารณาให้ใช้รถยนต์ส่วนตัวให้เป็นไปตามหลักความจำเป็น ประหยัด เหมาะสม และเป็นไปตามระเบียบที่กำหนด หากผู้เดินทางมีเหตุผลความจำเป็นต้องใช้รถยนต์ส่วนตัวแยกกัน (คนละคัน) สามารถชี้แจงเหตุผลต่อผู้บังคับบัญชาที่มีอำนาจอนุมัติ และหากผู้บังคับบัญชาพิจารณาเห็นชอบ ก็สามารถอนุมัติให้เดินทางและเบิกจ่ายงบประมาณได้ตามระเบียบ
06 กรณีจัดที่พักสำหรับโครงการอบรมสัมมนาต่างจังหวัด มีเกณฑ์การเข้าพักเดี่ยวหรือพักคู่อย่างไร
คำตอบ
การจัดที่พักให้แก่ผู้เข้ารับการฝึกอบรม ให้พักรวมกันตั้งแต่สองคนขึ้นไปโดยให้พักห้องคู่ เว้นแต่เป็นกรณีที่ไม่เหมาะสมหรือมีเหตุจำเป็นไม่อาจพักรวมกับผู้อื่นได้  ให้เบิกเท่าที่จ่ายจริงไม่เกินอัตราค่าเช่าห้องพักคนเดียว การจัดที่พักให้แก่ประธานในพิธีเปิดหรือพิธีปิดการฝึกอบรม แขกผู้มีเกียรติ และผู้ติดตาม หรือวิทยากร ให้พักห้องพักคนเดียวหรือพักห้องพักคู่ก็ได้ อ้างอิง: ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม การจัดงาน และการประชุมระหว่างประเทศ พ.ศ. 2549 (แก้ไขเพิ่มเติมถึงฉบับที่ 3 พ.ศ. 2555)
07 บริษัทขนส่งเอกชน เป็นค่าจ้างเหมาหรือค่าไปรษณีย์ ต้องทำจัดซื้อจัดจ้างหรือไม่
คำตอบ
การใช้บริการของ บริษัทขนส่งเอกชน เช่น Flash, Kerry, J&T จะถือเป็นการจ้างทำของ เพราะเป็นการจ้างเอกชนให้ดำเนินการขนส่งพัสดุเป็นรายครั้งหรือตามข้อตกลง และต้องทำจัดซื้อจัดจ้างตาม พ.ร.บ. การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ส่วนค่าไปรษณีย์ (สาธารณูปโภค) ใช้เฉพาะบริการของ บริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด เท่านั้น ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการเบิกจ่ายค่าสาธารณูปโภค ไม่ต้องทำจัดซื้อจัดจ้าง
08 ใบเสร็จรับเงิน กรณีที่ผู้รับเงินเป็นรหัสพนักงานผู้ขาย ไม่มีชื่อและลายเซ็นผู้รับเงิน จำเป็นต้องมีลายมือหรือชื่อตรงรหัสพนักงานขายอีกหรือไม่
คำตอบ
ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เช่น Makro, Big C ที่มีคำว่า พนักงานเก็บเงิน/ผู้รับเงิน โดยใช้รหัสเป็นตัวเลขแทนลายมือชื่อผู้รับเงิน ใช้เป็นหลักฐานการจ่ายได้
09 หลักฐานใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสดไม่มีระบุตำแหน่งของผู้รับเงิน แต่มีระบุตำแหน่งของผู้มีอำนาจ ลงนาม/ผู้ขาย ต้องดำเนินการอย่างไร
คำตอบ
ให้ผู้จ่ายเงินเป็นผู้รับรองการจ่ายในเอกสารว่า “ขอรับรองว่าได้ชำระค่าสินค้า/บริการ เพื่อใช้ในงานของหน่วยงาน/โครงการ……เเล้วจริง” พร้อมลงนามกำกับ
10 ค่าน้ำดื่ม หรือ ค่ากาแฟ ที่ซื้อมาเก็บไว้เพื่อเลี้ยงรับรอง ถือเป็นค่าวัสดุอื่นหรือวัสดุงานบ้านงานครัว
คำตอบ
กรณีซื้อเก็บสต๊อกไว้ในคลัง ลงบัญชีเป็น “วัสดุงานบ้านงานครัว” แต่ถ้าซื้อเพื่อใช้ในงานจัดประชุม/งานเลี้ยงโดยเฉพาะ ลงบัญชีเป็น “ค่าใช้สอย”
11 ขออนุมัติล่าช้า กับขออนุมัติเบิกข้ามปี ต่างกันอย่างไร
คำตอบ
การส่งเอกสารการเบิกจ่ายเงิน ให้หน่วยงานเบิกค่าใช้จ่ายให้เสร็จสิ้นภายในสิ้นเดือนถัดไป นับแต่วันที่ลงในใบสำคัญรับเงิน หากเกินกว่าที่กำหนดถือว่า “เบิกล่าช้า” เช่น ใบเสร็จรับเงินลงวันที่ 6 มีนาคม 2569 เบิกได้ไม่เกิน 30 เมษายน 2569 แต่ถ้าเบิก 1 พฤษภาคม 2569 ถือว่าล่าช้าและต้องขออนุมัติเบิกล่าช้า เสนอผู้อำนวยการสำนักงานคลังอนุมัติ การเบิกจ่ายเงินงบประมาณปีใด ให้เบิกจ่ายภายในปีงบประมาณนั้น (ปีงบประมาณ เริ่ม 1 ตุลาคม xxxx และสิ้นสุด 30 กันยายน ของปีถัดไป) หากเกินกว่าที่กำหนดถือว่า “เบิกข้ามปีงบประมาณ” และต้องขออนุมัติข้ามปีงบประมาณ เสนออธิการบดีอนุมัติ
12 การหักภาษี ณ ที่จ่าย กรณีจ่ายค่าจ้างเหมา/ค่าสินค้า/บริการ ให้กับบุคคลภายนอก บริษัท ห้างร้าน ใช้อัตราใด
คำตอบ
การจ่ายเงินให้แก่ผู้รับเงินซึ่งเป็นบุคคลธรรมดา/ร้านค้า มีจำนวนรวมทั้งสิ้นตั้งแต่ 10,000 บาทขึ้นไป แม้การจ่ายนั้นจะได้แบ่งจ่าย ครั้งหนึ่งๆ ไม่ถึง 10,000 บาทก็ตาม ให้คำนวณหักไว้ในอัตราร้อยละ 1.0 การจ่ายเงินให้แก่ผู้รับเงินซึ่งเป็นบริษัท/ห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล จำนวนเงินตั้งแต่ 500 บาท ขึ้นไป ให้คำนวณหักไว้ในอัตราร้อยละ 1.0 อ้างอิง: แบบยื่นรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ตามมาตรา 59 แห่งประมวลรัษฎากร (ภ.ง.ด.3) และแบบยื่นรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ตามมาตรา 3 เตรส และมาตรา 69 ทวิ (ภ.ง.ด.53)
13 ค่าจ้างเหมารถรับจ้าง (รถตู้) ต้องทำจัดซื้อจัดจ้าง หรือต้องทำบันทึกข้อความขอเบิก
คำตอบ
กรณีผู้จัดหารถตู้เพื่อใช้ในภารกิจ/โครงการ/สัมมนา ดูงาน จัดประชุม ฯลฯ ต้องทำจัดซื้อจัดจ้าง (จ้างเหมาบริการ) ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 หากเป็นการเดินทางไปปฏิบัติงานของบุคลากรและเบิกตามสิทธิรายบุคคล ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ พ.ศ. 2550 ให้จัดทำหนังสือขออนุมัติตัวบุคคลเดินทางไปปฏิบัติงานและมีการขออนุมัติค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก และค่าพาหนะรับจ้าง ไม่ต้องทำจัดซื้อจัดจ้าง และเบิกตามแบบใบเบิกเงินค่าใช้จ่ายเดินทางใน/ต่างประเทศ พร้อมแบบรายงานการเดินทางการปฏิบัติงานให้มหาวิทยาลัย
14 การเบิกค่าใช้จ่ายเดินทางไปปฏิบัติงาน โดยใช้รถยนต์ส่วนตัว ในเขตกรุงเทพฯ และปริมณฑล เช่น การเดินทางไปตรวจฝึกสอน ไปนิเทศนักศึกษาฝึกงาน การไปประชุม อบรม สัมมนา ฯลฯ มีแนวทางปฏิบัติในการเบิกจ่ายอย่างไร
คำตอบ
ขออนุมัติตัวบุคคลเดินทางไปปฏิบัติงานและขอใช้รถยนต์ส่วนตัว เบิกเป็นค่าชดเชยยานพาหนะในอัตรากิโลเมตรละไม่เกิน 5 บาท พร้อมแนบรายละเอียดระยะทางการเดินทาง เช่น ระยะทางกรมทางหลวง หรือบริการแผนที่ผ่านระบบออนไลน์และออฟไลน์ ไมล์เดินทางของยานพาหนะ หรืออย่างอื่นที่สามารถวัดระยะทางจากต้นทางถึงปลายทาง และให้ใช้ใบสำคัญรับเงินตามแบบที่มหาวิทยาลัยกำหนดเป็นเอกสารประกอบการเบิกจ่าย
15 กรณีนักศึกษาเดินทางไปต่างประเทศ ใครเป็นผู้มีอำนาจอนุมัติ
คำตอบ
มอบหมายและมอบอำนาจให้คณบดีฯ อนุญาตและอนุมัติค่าใช้จ่ายให้นักศึกษาไปดูงาน ชมกิจการ ฟังบรรยาย หรืออภิปราย เสนอผลงานทางวิชาการ ผลงานวิจัย ทำวิจัย ปฏิบัติการวิจัย หรือดำเนินการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับหลักสูตรการศึกษาของนักศึกษา ร่วมกิจกรรมแข่งขันกีฬา หรือทัศนศึกษา ในประเทศ และต่างประเทศ โดยไม่เป็นอุปสรรคต่อการเรียน อ้างอิง: คำสั่งมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี ที่ 1551/2562 เรื่อง มอบหมายและมอบอำนาจให้ปฏิบัติการแทนอธิการบดี
16 การเบิกค่าตอบแทนกรรมการภายนอกเพื่อสอบวิทยานิพนธ์ ต้องใช้หลักฐานอะไรบ้าง
คำตอบ
เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการเบิกค่าตอบแทนกรรมการภายนอกเพื่อสอบวิทยานิพนธ์ ดังนี้
  1. ใบเบิก
  2. บันทึกข้อความขออนุมัติเบิกจ่าย
  3. ใบสำคัญรับเงินของอาจารย์กรรมการแต่ละท่าน
  4. แบบตรวจสอบวิทยานิพนธ์ (แบบ บ-3) ที่คณะกรรมการสอบวิทยานิพนธ์ลงลายมือชื่อ
  5. คำสั่งแต่งตั้งกรรมการสอบวิทยานิพนธ์
  6. ใบเสร็จรับเงินค่าลงทะเบียนสอบวิทยานิพนธ์ของนักศึกษา
17 การเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปปฏิบัติงานในประเทศและต่างประเทศใช้หลักฐานอะไรบ้าง
คำตอบ
ค่าใช้จ่ายเดินทางในประเทศ
  1. ใบเบิก (FO-TO-03)
  2. ใบสำคัญตั้งหนี้ (Voucher)
  3. แบบใบเบิกเงินค่าใช้จ่ายเดินทางในประเทศ (FO-TO-1001)
  4. แบบรายงานการเดินทางการปฏิบัติงานให้มหาวิทยาลัย (FO-TO-1002)
  5. หลักฐานการจ่ายเงินค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง (FO-TO-1003)
  6. ใบเสร็จรับเงินค่าที่พัก ค่าพาหนะเดินทาง (เครื่องบิน รถไฟ รถบัส) ค่าลงทะเบียน และอื่นๆ
  7. ใบเสร็จรับเงินค่าวัสดุ ค่าใช้สอย และอื่นๆ
  8. บันทึกขออนุมัติเดินทาง/ แบบขออนุมัติเข้าร่วมประชุม / อบรม / ส้มมาในประเทศ(HR-SD-SD-5-F13-01 R01-TH)
ค่าใช้จ่ายเดินทางต่างประเทศ
  1. ใบเบิก (FO-TO-03)
  2. ใบสำคัญตั้งหนี้ (Voucher)
  3. แบบใบเบิกเงินค่าใช้จ่ายเดินทางต่างประเทศ (FO-TO-1006)
  4. แบบรายงานการเดินทางการปฏิบัติงานให้มหาวิทยาลัย (FO-TO-1002)
  5. หลักฐานการจ่ายเงินค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง (FO-TO-1003)
  6. ใบเสร็จรับเงินค่าที่พัก ค่าพาหนะเดินทาง (เครื่องบิน รถไฟ รถบัส) ค่าลงทะเบียน และอื่นๆ
  7. ใบเสร็จรับเงินค่าวัสดุ ค่าใช้สอย และอื่นๆ
  8. อัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ ของธนาคารแห่งประเทศไทย (ถ้ามี)
  9. แบบใบลาศึกษา ฝีกอบรม ดูงาน ปฏิบัติการวิจัย และประชุม/สัมมนา ณ ต่างประเทศ (HR-DT-S-F04-00-01-TH) อธิการบดีอนุมัติการเดินทาง
18 กรณีโครงการกิจกรรมของนักศึกษา มีการเบิกค่าเครื่องดื่ม เช่น เป๊บซี่ น้ำเปล่าที่ซื้อทั้งแพ็ค จะให้ถือเป็นค่าใช้สอย หรือ ค่าวัสดุ และต้องจัดทำเอกสารเบิกอย่างไร
คำตอบ
ให้เบิกเป็นหมวด “เงินอุดหนุน” และบันทึกบัญชีเป็น “เงินอุดหนุนกิจกรรมนักศึกษา” โดยการจัดทำเอกสารเบิก แบ่งเป็น 2 กรณี 1. กรณีเป็นค่าอาหาร ให้จัดทำบันทึกข้อความขออนุมัติเบิกเงิน (ไม่ต้องทำจัดซื้อ/จัดจ้าง) 2. กรณีเป็นค่าวัสดุทำกิจกรรม ให้ทำเอกสารขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง